Umiejętność właściwego komunikowania się jest w dzisiejszych czasach jedną z podstawowych i najważniejszych cech dobrego pracownika. Jasność i czytelność wszelkich kwestii dotyczących funkcjonowania wewnętrznego firmy, a więc płynny przepływ informacji, jest podstawą jej istnienia na rynku. Zarówno w najwyższych jak i najniższych strukturach organizacji wszyscy pracownicy powinni tworzyć sprawny system porozumiewania się ze sobą nawzajem.

Dotyczy to zarówno prezesów, zarządów, kierowników, dyrektorów jak i podległych im ludzi, a zwłaszcza asystentek/ów i sekretarek/rzy. Są to osoby, których kluczowym zadaniem i umiejętnością jest właśnie komunikowanie się . W gruncie rzeczy to oni są podstawą rozwoju każdej firmy, zajmując się pionowym przepływem informacji – od szefa do klienta i odwrotnie.

Na czym w takim razie polega dobra komunikacja w przypadku ich stanowisk? Najprościej rzecz biorąc płynny przepływ informacji wymaga zarówno sprawnego 'nadawania' komunikatów, jak i ich właściwego odbioru. Tak więc precyzyjne wyrażanie się jest tu kluczową sprawą. Cóż to jednak znaczy? Tylko tyle, że odbiorca ma zrozumieć nadawcę dokładnie tak, jak ten zamierzał być zrozumiany. W skutecznej komunikacji sygnały, informacje wysyłane przez nadawcę dobrze oddają jego intencje, a interpretacja odbiorcy jest zbieżna z zamiarami nadawcy. A ponieważ komunikujemy się cały czas , nawet wtedy, gdy nam się wydaje, że tego nie robimy, należy zwrócić baczną uwagę na samego siebie.

Sekretarki i asystentki powinny być szczególnie uwrażliwione na ten aspekt swojej pracy , gdyż są niejako wizytówką swojej firmy. To z sekretarką klient ma pierwszy bezpośredni kontakt wchodząc do firmy, zaś asystentka to osoba reprezentująca swojego szefa. Powinny więc zwrócić szczególną uwagę nie tylko na wygląd zewnętrzny, choć ten jest także bardzo istotny, ale także na jakość swojej komunikacji.

Należy tu wziąć pod uwagę zarówno jej aspekt werbalny – czyli język , sposób wypowiadania się, używane słownictwo, jak i niewerbalny – a więc mowę ciała, gestykulację, mimikę itd.

Często nie zdajemy sobie z tego sprawy, ale kanał wizualny naszej komunikacji odgrywa w niej kluczową rolę, stanowiąc aż 55% porozumiewania się! Nie znaczy to oczywiście, że słowa są mniej ważne od sposobu, w jaki je przekazujemy, nie mniej jednak najwięcej uwagi należy poświęcić właśnie jemu. Treść musi iść w parze z formą, bo ta może zepsuć wszystko!

Zwracajmy więc uwagę na wyraz twarzy (mimika przekazuje nasze emocje , a te są odbierane nawet w sposób nieświadomy, więc niezgodność deklarowanych i prawdziwych uczuć ujawni się na naszej twarzy, a odbiorca zauważy to i potraktuje jak kłamstwo), kontakt wzrokowy (świadczy o naszym zainteresowaniu rozmową), postawę i ruchy ciała (sposób, w jaki siedzimy, chodzimy czy stoimy jest wyrazem naszej pewności siebie lub nieśmiałości, zadowolenia lub smutku – istnieją zależności między sposobem poruszania i postawą a statusem społecznym!) oraz gestykulację. Takie gesty jak wyciągnięcie ręki czy pomachanie są działaniami świadomymi. Inne, jak np. drapanie się po głowie, pociąganie za ucho, zasłanianie ust, czynione są nieświadomie. Warto więc wiedzieć, jaki niosą ze sobą komunikat.

I znowu – pamiętajmy o zgodności gestu i treści wypowiadanych słów. Kontrola nieświadomej gestykulacji nie zawsze jest możliwa i wymaga wiele wysiłku, w związku z czym autentyczność naszych przekazów i czystość intencji jest jedyną obroną przed byciem postrzeganym jako krętacz, oszust czy manipulator. Lepiej wprost powiedzieć o swoim niezadowoleniu czy rozdrażnieniu niż starać się je ukryć – gest, mimika i inne szczegóły naszej fizjonomii mogą nas zdradzić. Z drugiej strony gesty powinny przede wszystkim podkreślać sens naszej wypowiedzi, przyciągać uwagę do omawianej sprawy czy pojęcia.

Inną stroną naszych przekazów jest kanał wokalny naszych wypowiedzi. Odpowiada on w 38% za stosunek nadawcy do odbiorcy. Słowa mogą, jak wiemy, zmieniać swoje znaczenie w zależności od tego, w jaki sposób zostaną wypowiedziane. Ton głosu, intonacja, rozkład akcentów, modulacja, tempo i pauzy wskazują stany emocjonalne oraz stosunek mówiącego do słuchacza.

Jeśli więc zależy nam na precyzyjnej komunikacji w firmie, zwracajmy uwagę nie tylko na to, co mówimy, ale przede wszystkim jak mówimy. Starajmy się dobrze przemyśleć to, co chcemy zakomunikować, a następnie dobrać środki przekazu tak, by treść była zgodna z naszymi intencjami. Dbajmy o precyzję myśli, słów i czynów (zachowań). Jeśli te trzy rzeczy są spójne, także nasza komunikacja będzie spójna i wiarygodna, a przez to my będziemy odbierani jako godni zaufania i komunikatywni.