Funkcja asystenta przy prawidłowym wykorzystaniu przez obie strony (pracodawcę i pracownika) może stanowić dla szefa źródło ogromnego wsparcia a dla samego pracownika prestiżowy zawód pełen wyzwań.

Jednolite zdefiniowanie zawodu Asystenta/Asystentki jest niezwykle trudnym zadaniem. Nie jest to stanowisko księgowego, który musi znać się wyłącznie na księgowaniu ani kadrowej, która prowadzi teczki personalne i nalicza płace. Stanowisko to ulega modyfikacji w zależności od umiejscowienia w strukturze organizacyjnej, jak i charakteru organizacji w jakiej występuje.

Asystent to znacznie więcej niż sekretarka i powiedziałabym, że zdecydowanie trzeba zacząć rozgraniczać te dwie profesje. Podstawowy problem, wpływający na mylne postrzeganie tego stanowiska, to brak formalnie zdefiniowanej hierarchii zawodów oraz brak wyraźnej różnicy w kształceniu sekretarek oraz asystentów. Wiadomo, iż zakres zadań asystenta (przynajmniej w teorii) jest bardziej złożony przez co wiąże się z większą odpowiedzialnością i za co jest lepiej wynagradzany.

Podchodząc na poważnie do wykonywania zawodu asystenta trzeba być świadomym roli, jaką ta funkcja odgrywa w każdej organizacji, niezależnie od cech indywidualnych miejsca pracy . Predyspozycje do wykonywania tego zawodu są bardzo ważne, nie każdy nadaje się do tej trudnej i wymagającej pracy. Proces poszukiwania kadry na etaty asystenckie pokazuje jak mało osób naprawdę zdaje sobie sprawę, z odpowiedzialności i powagi tego stanowiska.

Rosnące bezrobocie skłania coraz więcej osób do decydowania się na pracę w tym zawodzie, mimo że nie planują dłużej pozostać na tym stanowisku myśląc o pracy asystenta wyłącznie jako o furtce do innej kariery. Dlaczego? Przecież dobry asystenta tym bardziej niejednego szefa.

Poza szczególnymi wymaganiami, jakie pracodawca posiada wobec kandydatów na stanowisko asystenta, takie jak – znajomość języka obcego, branży lub zawodu (np. poszukuje osoby po marketingu, finansach lub zarządzaniu zasobami ludzkimi), istotne są wymienione poniżej umiejętności , niezbędne niezależnie od charakteru pracodawcy, które warto rozwijać planując karierę w tym zawodzie.

Asystent to pierwszy kontakt telefoniczny klienta (wewnętrznego i zewnętrznego) z działem lub samą instytucją. Rola jaka spoczywa na osobie asystenta jest ogromna, powinna to być osoba kompetentna, prawa ręka szefa, znająca projekty i funkcjonowanie działu. Opanowanie technik telefonicznej obsługi klienta jest w tym przypadku konieczne, aby w sposób , rzeczowy, jasny i miły wyjaśnić kwestie z którymi nasz klient zwraca się do nas.

Często asystent stanowi pierwszy kontakt z Klientami w zastępstwie przełożonego, gdyż posiada on dużą wiedzę na temat funkcjonowania działu. Znajomość sztuki asertywności jest wtedy istotna, pamiętając iż pracownik ma nie tylko w dobrym świetle ukazać dział w jakim pracuje ale również bronić swojego szefa przy okazji samemu nie dać sobie wejść na głowę.

Rozwiązywanie pojawiających się problemów podczas nieobecności przełożonego, wymaga doskonałej znajomości pracy nie tylko działu lecz również całej organizacji . Kreatywne rozwiązywanie problemów wspiera sprawne opanowanie nietypowych sytuacji, pomagając znaleźć wyjście z różnych impasów. Zaradność jest najbardziej poszukiwaną cechą wśród asystentów.

Wpływające informacje , korespondencja , przekazywanie wiadomości, koordynacja kalendarza szefa, monitorowanie wykonywania zadań – wszystko to wymaga doskonałych umiejętności organizacyjnych i interpersonalnych, znajomości zasad pisania korespondencji. Gdzie szef nie może tam asystenta pośle i oczekuje, że sprawa zostanie załatwiona pozytywnie.

Umiejętność wyszukiwania informacji jest umiejętnością która wiąże się pośrednio z wszystkimi wyżej wymienionymi punktami. Znalezienie wszystkich niezbędnych danych

Na koniec fakt, iż asystent pracuje dla osób, zajmujących kierownicze stanowiska w firmie zobowiązuje do znajomości zasad etykiety i savoir vivru. Poczynając od stroju, który obowiązuje asystenta nie tylko w pracy ale również podczas oficjalnych spotkań, poprzez różne okazje wymagające znajomości reguł właściwego zachowania.

Przykładów można mnożyć, lecz powyższe umiejętności stanowią absolutne minimum dla każdego asystenta podchodzącego poważnie do wykonywanego zawodu i planującego dalszą karierę w tym zawodzie. Jak widać zawód ten wymaga sporo umiejętności jeżeli ma być wykonywany profesjonalnie. Wyższa jakość , lepsze przygotowanie kadry pełniącej te funkcje umożliwi zmianę wizerunku jaki funkcjonuje w społeczeństwie na temat zawodu i roli asystenta.

Przy okazji, pamiętajcie aby dbać również o profesjonalny wygląd. Odpowiedni makijażprofesjonalizm w podejściu do zawodu.

Propagowanie wśród kadry kierowniczej prawdziwej roli tego stanowiska powinno zostać zintensyfikowane. Nagłośnienie imprez w rodzaju 'Asystent roku' z jasnym przedstawieniem kryteriów oceny kandydatów do tego tytułu byłoby dobrym początkiem zmian w świadomości naszego społeczeństwa. Stworzony przez kinematografię – najczęściej polską - obraz znudzonej, opryskliwej pani malującej paznokcie lub rozmawiającej godzinami przez telefon odbija się na negatywnym postrzeganiu tego zawodu.

W większości zachodnich instytucji przykładana jest ogromna waga do zatrudnienia profesjonalnego, dobrze przygotowanego asystenta. Średnia wieku 40 – 50 lat jest charakterystyczna dla najlepiej opłacanych specjalistów z tej dziedziny, którzy jedli z nie jednego pieca chleb i nie ma dla nich sytuacji, z którą nie dali by sobie rady. Nie traktują oni swojego zawodu tymczasowo, jako etap do dalszej kariery. Praca dla nich oznacza prestiż, dobrą pensję, ciągłe doskonalenie się oraz ciekawy i nieszablonowy zawód. Oczywiście w zamian wymaga poświęcenia, zaangażowania i odpowiedzialności. Funkcja asystenta przy prawidłowym wykorzystaniu przez obie strony (pracodawcę i pracownika) może stanowić dla szefa źródło ogromnego wsparcia a dla samego pracownika prestiżowy zawód pełen wyzwań.

Asystenci – pamiętajcie, że Wasza praca jest bardzo ważna, wymaga ogromnych wyzwań i może być sposobem na życie!